第一章 总 则

第一条 为进一步规范学校会议管理，提高会议效率和质量，根据中央八项规定及实施细则精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所指的学校会议主要包括：校党委全委会会议、校党委常委会会议、校长办公会议、学校党政联席会议、书记专题会议、学校领导班子碰头会等决策类议事类会议；全校性大会（主要指党员代表大会、教职工代表大会、工会会员代表大会、团员代表大会，阶段性组织工作、宣传思想工作、统战工作、学科建设、科研工作、教学工作、学生工作大会等）；全校性工作会议（主要指学年、学期工作会议，各系统工作会议）；专题工作会议、业务会议；各类议事协调机构（指挥部、委员会、领导小组）会议；学校承办的各类国际国内会议；以会议为主要形式的研讨会、论坛、庆典等活动。

第二章  举办原则

第三条  规范。会议举办单位应提前做好会议的申报、审批、筹备、组织等工作，相关部门密切配合，分工协作，共同做好会议工作。

第四条  精简。精简会议数量，严格清理、切实减少各类会议活动，能不开的坚决不开，可合并的坚决合并，鼓励参加人员范围相同或相近的会议衔接召开。压缩会议时间，减少与会人员，按照“谁分管、谁参加”的原则确定出席领导和与会人员。

第五条  节俭。要厉行勤俭节约，严格控制会议经费，凡能利用学校会议室召开的会议不到校外召开。会议一般不摆放花草，不安排宴请及娱乐活动，不发放纪念品。

第六条  高效。会议应注重实效，准备充分，与会人员讲话、发言、汇报、交流要紧扣议题，突出重点，简明扼要，态度明确，力戒空话套话重复话。

第三章  申报程序

第七条  校党委全委会议、校党委常委会议、校长办公会议、学校党政联席会议议题由呈报单位拟定，经分管校领导同意后，由呈报单位报学校办公室汇总，由学校主要领导审定后统一安排上会。

第八条  全校性大会一般列入学校年度党政工作要点，由归口单位牵头成立会议组织机构，制定会议方案，经上级或校党委、校行政批准，根据会议程序召开。

第九条  全校性工作会议由校党委、校行政批准召开。

第十条  专题工作会议由牵头单位提出，并拟定方案、经分管校领导审核同意（如有必要提请学校主要领导批准）后，方可召开。

第十一条  业务会议由牵头单位提出，经分管校领导审核同意后方可召开。

第十二条  各类议事协调机构（指挥部、委员会、领导小组）会议由牵头单位提出，经分管校领导审核同意后，方可召开。

第十三条  学校承办的各类会议由有关单位提出并拟定工作方案，经分管校领导审核同意后，方可召开；重大会议由分管校领导审核后，报主要校领导批准。

第十四条  学校各类会议安排由学校办公室于每周五下午4点前向校领导征集。学校办公室负责编排学校每周会议安排，通过OA系统发布，参会人员由会议牵头单位通知。

第四章  准备与组织

第十五条  会议组织和会务主要包括：发布会议通知、拟定会议议程、准备会议材料、落实布置会场、组织会议考勤、安排会议记录、草拟会议纪要、督促和检查会议决定（精神）的落实、领导讲话稿、会议资料归档等，以及会议经费的预决算及费用报销、会场布置方案和安全保障措施。

第十六条 校党委全委会议、校党委常委会议、校长办公会议、党政联席会议由学校办公室负责会议准备和组织工作。校党委常委会议、校长办公会议材料由提出单位与相关部门协商论证后拟定，并填写上会议题审批单（见附件1、2），经分管校领导审核同意后，至少提前1个工作日交学校办公室。拟上会议题根据业务归口，一般由职能部门提交、汇报。需以学校名义发文的重要文件，须于会前通过填写征求意见审阅单（见附件3、4）充分征求与会人员意见。未按时提交会议材料的议题不安排上会。未经会议允许，任何单位及个人不得更改会议材料。

第十七条  全校性大会由会务工作组负责会议的筹备和组织工作。

第十八条  学年（学期）工作会议由学校办公室负责会议准备和组织协调；其他全校性工作会议由职能部门负责会议准备和组织协调。

第十九条  专题工作会议、业务会议，各类议事协调机构（指挥部、委员会、领导小组）会议，学校承办的各类会议等，由会议牵头单位（或承办单位）负责会议准备和组织协调，并做好会议材料准备、整理、归档工作。需要多个单位共同参与的，会议牵头单位（或承办单位）可提请分管校领导协调，其他单位配合。

第二十条  学校主办或承办的涉外或涉及其他单位参加的学术交流或工作交流会，应严格遵守上级及学校相关规定举办。

第二十一条 未经批准，任何单位和个人不得以学校名义召开会议，任何校外单位、机构、公司、团体和个人不得使用学校场所举办各类会议活动。

第二十二条  校党委、校行政召开的全校性会议，校党委书记、校长出席讲话；校党委、校行政批准的其他全校性工作会议，一般由分管校领导出席、讲话，其他校领导不出席。全校性会议，一般由主要校领导或相关校领导出席讲话；校领导讲话一般控制在4000字以内。校党委书记、校长出席的全校性会议，可安排各单位、各部门主要负责人参加；其他会议，由各单位、各部门分管负责人参加，确需主要负责人参加的，需由校党委书记、校长批准。会议发言原则上不超过3个，每个发言不超过8分钟。会议报告、领导讲话、领导致辞、主持词等文字材料，由会议组织单位负责起草，报相关校领导审阅。

第五章 纪律和要求

第二十三条  遵守法律法规。学校各级各类会议不得违反国家法律法规和教育方针政策，不得宣传迷信，不得搞宗教活动，不得干扰学校正常的教学、科研和生活秩序。

第二十四条  参会人员必须按时出席会议，严禁与会人员无故缺席、迟到、早退；原则上不能顶替，如有特殊情况不能出席会议者要严格执行请假手续，并报会议牵头单位备案。

第二十五条  严格保密纪律。学校会议内容一般以会议纪要或下发相关文件资料的形式公开、或由校内新闻媒体进行报道。会议讨论的内容和议定的事项，在未公开之前，与会人员要按会议要求保守秘密，不得对外泄露。要求收回的会议文件、资料应如数交回。

第二十六条 会议组织单位（部门）必须加强安全意识，做好安全防范工作。安全工作处负责学校重要会议活动的安全保卫、交通与会场秩序维护。

第六章 附 则

第二十七条  本办法由学校办公室负责解释。

第二十八条  本办法自发布之日起施行。

附件：

1.河北工程大学党委常委会议议题审批单

2.河北工程大学校长办公会议议题审批单

3.河北工程大学党委常委会议文件征求意见审阅单

4.河北工程大学校长办公会议文件征求意见审阅单

附件1

河北工程大学党委常委会议议题审批单

备注：请有关单位（部门）务必于会前将议题审批单附议题材料报送至学校办公室文秘科（行政服务中心309房间）。 未按时提交会议材料的议题不安排上会审定。

附件2

河北工程大学校长办公会议议题审批单

备注：请有关单位（部门）务必于会前将议题审批单附议题材料报送至学校办公室文秘科（行政服务中心309房间）。原则上未按时提交会议材料的议题不安排上会审定。

附件3

河北工程大学党委常委会议拟研究文件

征求意见审阅单

备注：请于会前对拟上会文件（主要是以学校名义下发的文件，如重大事项文件、规章制度等）进行充分征求意见，征求意见范围一般为会议出席人员。

附件4

河北工程大学校长办公会议研究文件

征求意见审阅单

备注：请于会前对拟上会文件（主要是以学校名义下发的文件，如重大事项文件、规章制度等）进行充分征求意见，征求意见范围一般为会议出席人员。