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《河北工程大学会议费管理办法》已经学校研究通过，现印发给你们，请认真执行。

河北工程大学

2019年10月15日

河北工程大学会议费管理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步加强和规范学校会议费管理，提高会议效率和质量，根据《河北省委办公厅、河北省人民政府办公厅印发<关于完善和落实省级财政科研项目资金管理等政策的实施意见>的通知》（冀办发[2016]49 号）、《河北省省级机关会议费管理办法》（冀财行[2016]55 号）等文件精神，结合学校实际，特修订本办法。

第二条 本办法适用于学校及各部门举办的教学、科研业务性会议、在华举办的国际会议及其他会议等。

教学、科研业务性会议是指因教学、科研等工作需要举办的学术会议、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

在华举办的国际会议是指因教学、科研等工作需要在我国境内举办的、与会者来自 3 个或 3 个以上国家和地区（不含港澳台地区）的各类学术性、研讨性会议。

其他会议是指除教学、科研业务会议和在华举办的国际会议之外的会议。

第三条 举办教学、科研业务性会议，会议次数、天数、人数以及会议费开支范围、标准等，应按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则合理安排；在华举办的国际会议要严格按照国家相关规定安排；其它会议纳入学校会议费预算指标控制管理，从严控制会议数量与规模。

第四条 会议举办者对会议费支出的真实性、合规性、合法性承担直接责任，其所在单位的主要负责人承担领导和管理责任。

第二章 会议的审批和管理

第五条 举办会议应填写《河北工程大学举办会议（培训）申请表》，说明会议名称、类别、时间、地点、人数、主要内容、经费来源及是否有年度预算等，并按照以下程序，进行会前审批。

（一）以学校名义举办（含主办、承办）的综合性会议，由举办单位提出申请，报学校党委书记或校长审批。

（二）以学校名义举办（含主办、承办）的专门性会议，由举办单位提出申请，报分管校领导审批。

（三）以学院或各类研究项目（课题）名义举办的会议，报学院负责人审批。

（四）在华举办的国际会议，由主办部门提出申请，学校外事管理部门审核，主办部门主管校领导及外事工作主管校领导批准后，报上级外事主管部门审批。

第六条 各部门召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频、通讯邮件等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

第七条  会议地点应当优先选择学校内部会议室、宾馆、礼堂等，校内不具备举办条件确需在校外举办的，应根据经济性、便利性原则就近选择会议地点。校外举办会议原则上应安排在四星级及以下宾馆，参会人员以驻邯单位为主的会议不得到邯郸以外的城市召开，不得到国家及省委省政府明令禁止的风景名胜区召开。无外单位人员参加的会议，不得到校外举办。

第三章 会议费开支范围、标准和报销管理

第八条 会议费开支范围包括综合定额部分和非综合定额部分。其中综合定额部分包括会议住宿费、伙食费、其他费用等，非综合定额部分包括同声传译翻译费、讲课费等。

第九条 会议费综合定额部分各项费用之间可以调剂使用。具体定额标准如下：

会议费综合定额标准

单位:元/人·天

(一)综合定额中其他费用包括会议室租金、文件印刷费、交通费、办公文具、医药费等。

(二)不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的标准执行，其它费用之间可调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的标准执行，其它费用之间可调剂使用。

(三)教学、科研业务性会议可参照上述定额标准，按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则合理安排会议支出，对因特殊情况超出定额标准的，上浮一级审批。

第十条  非综合定额费用应纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：

(一)会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，应纳入会议费预算，按照《河北工程大学差旅费管理办法》（校政字〔2016〕20号）相关规定执行。

(二)同声传译人员翻译费、同声传译设备租金等据实报销。

(三)参会校外专家人员费用。各部门或者项目负责人举办的科研业务会议，应参照有关规定编制会议费预算，会议费开支实行预算总额控制。科研业务会议涉及的专家、学者咨询费、讲课费及学术报告劳务费，要严格按照预算执行。

第十一条  使用财政专项经费、科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议，应在批准的会议费预算额度和标准内开支会议费。

第十二条  除符合现金支付管理规定的费用外，会议费支付应当严格执行国库集中支付和公务卡管理制度的有关规定，以银行转账或公务卡方式结算。

第十三条  各单位在会议结束后一个月内到财务处办理报销手续。报销时应当提供举办会议审批单、会议通知、参会人员签到表及原始清单等凭证。承办、协办会议应提供双方合同（协议）。

第十四条 会议借款和报销应按会议费预算执行。财务部门要严格按规定审核会议费开支，会议费在开支范围内凭据报销，对超范围、超标准开支的经费不予报销。

第四章 监督检查和责任追究

第十五条 严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费等。

第十六条 各部门须将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在部门内部公示，在一定范围内公开。

第十七条 各单位应加强对会议费使用的内控管理，按照会议类别和性质，严格审批程序，确保规范支出。

第十八条 学校监察和审计部门对学校会议费管理和使用情况进行检查监督。

第十九条 违反本办法规定的，由相关部门责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对主要负责人和直接责任人，由学校纪委、监察处按规定给予党纪政纪处分。如行为涉嫌违法的，移交司法机关处理。

第五章 附 则

第二十条 需委托会务公司承办的会议，应择优选择承办单位并签订合同。超过采购限额的委托业务，执行学校有采购文件的规定。

第二十一条 协助其他单位办会并承担部分会议费的，应签订合同（协议），合同（协议）中列明会议名称、会议内容、会议议程、参会人数、会议地点、分摊会议费用的理由和比例依据等。

第二十二条 接受上级主管部门或其他单位委托承办会议，应根据委托单位性质、委托协议内容和会议类型执行相应的开支标准。对全额资助的会议，资助方对会议、会议地点和开支范围有特定要求并在资助协议中约定的，按照协议约定执行。

第二十三条 在华举办国际会议相关未尽事宜，参照财政部《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371 号）执行。关于举办或承办各类培训会，参照《河北省省直机关培训费管理办法》（冀财规〔2018〕5号）执行。

第二十四条 教职工经批准到外地参加会议的，按照《河北工程大学差旅费管理办法》有关条款执行，不执行本规定。

第二十五条 本办法自公布之日起执行，《河北工程大学会议费管理暂行办法》（校政字〔2016〕24号）同时废止，其他与本办法不一致的补充规定，以本办法为准。

第二十六条 本办法由财务处负责解释。

附件：

1.河北工程大学举办会议（培训）申请表

2.河北工程大学会议费决算表

3.河北工程大学参会人员签到表

附件1

河北工程大学举办会议（培训）申请表

说明：

1.各部门举办会议均需填报此表，报销会议费时与其它佐证材料一并粘贴；

2.此表内容的真实性由举办单位负责人或项目负责人负责。

附件2

河北工程大学会议费决算表

申请单位：

附件3

河北工程大学参会人员签到表

会议名称： 会议时间：