各单位（部门）：

按照《中共河北工程大学委员会关于贯彻落实中央八项规定及实施细则精神加强纪律和作风建设的实施意见》第七项精简会议活动关于“本着务实高效的原则，严格清理、切实减少各类会议活动，能不开的坚决不开，可合并的坚决合并，鼓励参加人员范围相同或相近的会议衔接召开，推行请示报告制度和部门会签制度”之要求，现就严格会议活动管理工作提出如下要求：

一、以校党委、校行政名义举办的全校性会议或重要活动严格实行计划管理，各单位（部门）须在拟举办全校性会议或重要活动前三个工作日填写河北工程大学重要会议与重大活动安排计划申报表（见附件1）报学校办公室。

二、为统筹管理全校性会议、校级专门性会议工作安排，各单位（部门）须在每月25日前向学校办公室报送下一月拟举办的全校性会议活动（见附件2）；在每周五下午4点前，报送除全校性会议外的其他专门会议安排（见附件3）；需要校党委书记、校长出席的全校性会议，由承办部门（单位）提出拟举行时间报学校办公室统筹。

三、自2021年4月1日起，凡未列入相关会议表的会议原则上不得举行；校领导出席的校级会议以此表为准；未列入此表的校级会议，校领导原则上不再出席。

四、学校办公室与各承办部门（单位）共同做好会议的过程管理，确保会议发布的信息对称、及时、准确。在周会议表之外，各承担部门（单位）仍须做好会议及活动的通知、组织工作，做好事前、事中和事后各阶段工作。同时，实际工作中如有临时性会议及活动安排，承办部门（单位）应报经分管校领导同意，并在事项、时间、地点、与会人员确定之时的第一时间告知学校办公室。

五、严格校管各类会议室、报告厅管理。各单位（部门）以学校名义承办的各类会议，会场布置由承办单位负责，学校办公室协助；各单位（部门）自己组织的各类会议，会场布置、会务服务由承办单位负责。各单位（部门）在使用会议室过程中，必须服从学校办公室工作人员安排，未经允许，不随意使用、移动、拆卸室内设施，不随意悬挂、张贴会标、会议材料，损坏、丢失会议室设施的要负责赔偿；会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得学校办公室同意，任何人不得拿出会议室或作为他用；要自觉维护会议室的环境卫生，不在会议室内进餐、吸烟，不随地吐痰，乱丢杂物，不随处粘贴，乱涂乱画。使用单位（部门）在会议室使用完毕后，必须负责把所用设施还原，切断电源，关好门窗，打扫会议室卫生，并及时通知学校办公室，以防止意外事故发生。

联系人：曹明泽 关薇薇 联系电话：3969000

注：

1.校级会议及重要活动：是指至少1位校领导出席，同时超过2个部门的负责人参加的会议及重要活动。包括：校外单位主办，我校承办的国际、国内学术会议、论坛，我校主办的国际、国内学术会议、论坛；不包括：校领导及分管单位参加的内部工作研讨。

2.校管各类会议室、报告厅主要包括：综合服务中心301会议室、302会议室、327会议室、328会议室、329会议室、351会议室、356会议室、140会议室，会议服务中心。

特此通知

学校办公室  

2021年3月31日