一、公文流转（包括上级党政机关文件、机要件、传真件、学校红头文件）

（一）接收文件：按中央、省、市委、教育厅等发文单位分类登记造册。

（二）文件传阅：1.填写文件传阅单；2.党政办公室主任提出拟办意见； 3.登记传阅单号和文件内容； 4.早晨将需传阅的文件，放在领导的办公室，下午下班时收回（涉密文件放到保险柜）。

（三）文件归档 ：

1.整理中央、省委、市委所发的文件，按存档要求分类、清理、备齐文件；收到市委清理上交文件的通知后、按市委要求清点文件，上交市委。

2.整理校内红头文件，分类编制文件目录；制作存档文件手册，交综合档案室留存。

二、公文督办

（一）负责督促各单位或部门贯彻执行学校党政决议、决定以及校领导专门批示的落实；

（二）负则上级各党政机关工作安排的督办工作，及时、快捷、准确落实好有关领导批示。

三、学校党委保密委员会日常工作

（一）制定年度保密工作计划及工作安排。

（二）开展保密教育培训工作。

（三）组织实施保密工作抽查自查（包括定期检查和不定期抽查）。

（四）修订保密工作规范。

四、印信管理服务工作

（一）“中国共产党河北工程大学委员会”印章

1.以校党委名义发报的各种公文。

2.以校党委名义发放的各类证书、证件、请柬、奖状等。

3.各类人员政治审查材料。

4.经校党委书记、副书记、校党委常委审批签字的其他材料。

（二）“河北工程大学”印章

1.以校行政名义发报的各类公文。

2.以学校行政名义发放的各类证书、证件、请柬、奖状等。

3.有关证明材料与学校对外介绍信。

4.校级合同或协议书。

5.各种报表（统计报表、工资报表、职称申报表、出国审批表、基建报表等）、报告、鉴定书。

6.荣誉、客座、兼职教授的聘书。

7.其他行政公务文书。

（三）“河北工程大学”钢印

用于学校颁发的各类证件和证书（工作证、学生证、毕业证、学位证、退休证等）。

（四）校长公务名章

用于毕业证书、学位证书、辅修证书、结业证书、聘书和以校长名义发布的行政人事任免公文，以校长名义签发的各类报表、合同、协议书等。

（五）“河北工程大学学校办公室”印章

用于以学校办公室（党委办公室、校长办公室）名义上报、平送或印发的各类公文、函件以及校内介绍信等。

（六）印章刻制服务

负责学校党委印章及部分校领导（书记）印鉴的使用管理，同时负责党委、总支及党群系统印章的刻制及管理工作。

五、单位法人证书日程管理

（一）使用原件、复印件需使用单位提出申请，报党政办主任批准、登记后借出。

（二）使用原件出邯郸市需经校长书面批准。

六、机要科工作标准

（一）机要文件和各类文件的呈送和处理要及时、准确、安全、规范。

（二）对办公室的文件要及时归档和销毁。

（三）工作认真负责，耐心细致，坚持原则。

（四）保密工作符合规定，无失泄密现象。

附印信使用程序：

（一）校级印章

1.以学校名义发报的各种公文，由主办单位、部门拟稿（必要时有关单位、部门会签），学校办公室审核，学校主要领导签发，学校办公室机要秘书登记编发文号，学校办公室文印室打印后，机要秘书用印。

2.学校有关单位、部门以学校名义发布的通告、通报等张贴物，需持校领导签字的用印单到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

3.研究生、本专科生、成教生毕业证书、学位证书，各类培训班、辅导班结业证书及各类学习证明，经分管校领导签字同意，并经财务处核准后，持校领导签字的用印单到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

工作证、学生证等个人证件由用印人持业务主管部门主要负责人签字的用印单到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

出国用毕业证明、学位证复印件等由用印人持业务主管部门主要负责人签字的用印单到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

4.以学校名义签订的合同，需持校领导签名的合同文本及校长签字的用印单到学校办公室机要室用印；合同中涉及资金内容的，应由财务处核准盖章，分管财务工作校领导签署意见后，持校长签字的用印单用印。用印单由机要秘书留存。

5.部门定期或不定期报表、协议、各种申报材料等由有关职能部门审核，分管校领导签字同意后，由职能部门派人持用印单到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

6.因公因私出国（境）申请、登记、审查等，经业务主管部门主要负责人审核，分管校领导签字同意，由有关职能部门人员持校领导签字的用印单到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

7.机动车辆年审、减免车辆附加税等，须持机动车辆车牌证、所在单位证明及单位、部门主要负责人签字的用印单，到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

8.开具介绍信或证明信，须持所在单位、部门签署意见并加盖单位、部门公章的证明，以及所在单位、部门主要负责人签字的用印单，到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

9.有关单位、部门或个人在其他方面使用学校印章，需持本单位、部门和业务主管部门主要负责人签字的单用印，到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

10.其他特殊情况，须持所在单位、部门主要负责人签字的用印单，经分管校领导审核签字，学校主要领导同意后，方可用印。

（二）各单位、部门印章

各单位、部门须严格履行印章使用审批登记手续，防止公章滥用和丢失。各单位、部门印章使用前应报经本单位、部门主要负责人批准。未经本单位、部门主要负责人批准，不得在办公室以外地点存放或使用印章。