机关党委，各学院党委、党总支、直属党支部，各院、部、处、室、馆、中心、基地，附属医院、附属学校：

现将《河北工程大学学校办公室开展“最多跑一次”活动实施方案》印发给你们，请参照执行。

河北工程大学学校办公室

2021年5月13日    

河北工程大学学校办公室

开展“最多跑一次”活动实施方案

为深入开展党史学习教育，扎实推进“我为群众办实事”实践活动，现就学校办公室开展“最多跑一次”活动制定实施方案如下。

一、工作目标

“最多跑一次”是指师生员工到学校办公室办理一件事情，在申请材料齐全、符合受理条件时，从受理申请到形成办理结果全过程只需跑一次即可。

二、工作任务

1.认真梳理，统筹优化。各科室要按照“最多跑一次是原则，跑多次是例外”的总体要求，针对每个服务事项进行充分研讨，通过减少申报材料、减少前置条件、减少办理环节、缩短办理时间等方式，简化、优化办事流程，形成服务事项流程图，实现服务事项及对应的服务流程更加清晰、规范，更加高效。

2.全面推进，提升服务。各科室要切实强化“最多跑一次”事项标准化建设，依照工作依据，制定材料清单，明晰服务事项类型、服务主题、办理模式、服务科室、办理地点、承诺期限以及联系人等，努力实现让服务对象“少跑一趟腿、少进一扇门、少找一个人”，切实提升服务质量和服务水平。

三、工作要求

1.加强组织领导。学校办公室成立开展“最多跑一次”活动工作领导小组，成员由学校办公室主任、副主任、各科室负

责人组成，统筹推进“最多跑一次”活动各项工作。

2.密切协同配合。各科室之间、全体工作人员之间要加强沟通协作，主动担当作为，协同完成有关工作，形成工作合力。

3.注重宣传引导。在学校办公室网页公布最新服务流程和服务事项所需提交材料及注意事项等，利用多种形式，在师生员工中广泛宣传“最多跑一次”活动，积极回应师生员工关切。

附件：学校办公室管理服务事项工作流程

附件

督查督办管理流程

办理流程：

1.学校办公室根据需督查督办事项进行立项。

2.学校办公室填写《督查督办通知单》，并下发承办单位（部门）执行或口头交办。

3.承办单位（部门）按要求落实督查督办内容，并按期返回处理结果。

4.学校办公室对未按时完成的承办单位（部门）下发《催办通知单》或进行口头催办。

5.承办单位（部门）办结后填写《河北工程大学督查督办事项办理情况报告》。

6.学校办公室向相关校领导汇报督查督办结果。

7.归档。

材料清单：

1.河北工程大学督查督办事项立项登记表

2.河北工程大学督查督办通知单

3.河北工程大学督查督办催办通知单

4.河北工程大学督查督办事项办理情况报告

工作依据：

《河北工程大学督查督办工作实施办法（试行）》（校政字〔2021〕7号）

校管会议室管理服务流程

办理流程：

1.全校性会议、校级专门会议或重要活动需使用校管会议室的，承办单位（部门）需在拟举办会议前一周根据会议

层次、规模、形式等向学校办公室申请，学校办公室原则上根据申请时间先后进行安排；临时性重要会议及重要活动需

使用校管会议室的，承办部门（单位）在报经分管校领导同意后，由学校办公室统筹安排。

2.根据“谁使用、谁负责”的原则，使用单位（部门）使用校管会议室时必须指定专人负责管理，做好会前准备、

会中服务、会后整理交还等工作。

材料清单：

1.河北工程大学重要会议与重大活动安排计划申报表

2.河北工程大学20202021学年第二学期第   周会议活动安排

工作依据：

《河北工程大学校管会议室管理办法》（学校办〔2021〕3号）

总值班室值班工作流程

办理流程：

1.学校办公室做好值班安排并及时下发通知。

2.值班人员按规定时间领取和归还值班室钥匙，保持24小时与上级部门和各有关单位之间文电、联络畅通，做好

公文收发等工作；做好来电、来文、来访记录，收集、整理值班信息并及时向带班校领导及有关部门汇报、沟通，重大

事项请示带班领导，并根据意见通知相关部门落实；按要求填写值班记录；因特殊情况需要换班需提前两天向行政科报

备、填写换班备案表，由本单位（部门）同级别干部代替履行职责，并及时向带班领导报备。

3.学校办公室做好值班统筹协调工作。

材料清单：

1.值班工作有关事项

2.河北工程大学总值班室来文报告呈批笺

3.河北工程大学总值班室来电报告呈批笺

4.重大信息报送要求

5.河北工程大学值班记录表

6.河北工程大学值班工作换班备案表

工作依据：

《河北工程大学值班工作制度》（校政字〔2019〕18号）

公务接待管理服务流程

办理流程：

1.学校或处级单位（部门）举行活动，需邀请校外其他单位或个人参加的,经分管（联系）校领导同意后，事先向受邀方发送正式邀请函，并填写《河北工程大学国内公务接待审批单》，由部门领导、办公室主管领导、部门主管校领导审批、分管校办校领导审批，报学校办公室备案后安排公务接待活动。

2.各处级单位（部门）收到来访单位公务活动公函，经分管（联系）校领导同意后，填写《河北工程大学国内公务接待审批单》，由部门领导、办公室主管领导、部门主管校领导审批、分管校办校领导审批，报学校办公室备案后安排公务接待。

3.公务接待完成后，接待单位（部门）填写公务接待结算清单，由部门领导、办公室主观领导、部门主管校领导、分管校办校领导审批。

4.财务报销。

材料清单：

1.河北工程大学国内公务接待审批表

2.河北工程大学国内公务接待清单

工作依据：

《河北工程大学国内公务接待管理办法》（校政字〔2019〕19号）

公务用车管理服务流程

办理流程：

1.学校办公室行政科负责车辆调度，对车辆加运行费用进行审核、办理。

2.车辆使用单位（部门）报学校办公室审批。

3.学校办公室主任审核、签字。

4.财务报销。

工作依据：

《河北工程大学车辆管理办法（试行）》（校政办〔2013〕13号）

校长邮箱信件办理工作流程

办理流程：

1.学校办公室行政科工作人员每个工作日9：00前开启校长信箱，查看邮件。

2.信件进行登记编号，填写《河北工程大学校长邮箱信件处理单》。

3.学校办公室主任签批。

4.校领导批示。

5.学校办公室转相关单位（部门）在规定时间内办理，将回复内容经主管校领导同意签字后报学校办公室行政科。

6.学校办公室行政科工作人员按照主管校领导批示意见进行回复，在《河北工程大学校长邮箱信件处理单》上填写

处理结果。

7.材料归档。

材料清单：

河北工程大学校长邮箱信件处理单

校党委、行政文件印制服务流程

办理流程：

1.单位（部门）拟稿。

2.需由校党委常委会会议、校长办公会议研究的，由单位（部门）填写《河北工程大学党委常委会会议拟研究文件征求意见审阅单》/《河北工程大学校长办公会议拟研究文件征求意见审阅单》并提前征求会议出席人员；会议研究后，根据会议意见进入办文程序。不需校党委常委会会议、校长办公会议研究的，直接进入办文程序。

3.单位（部门）填写《河北工程大学党委文件审批单》/《河北工程大学行政文件审批单》中的标题、拟稿部门、主要负责人签字、拟稿人姓名、联系方式、会签部门主要负责人签字、法律顾问签字、发文份数、紧急程度、是否公开等栏后，报送至学校办公室文秘科。

4.学校办公室文秘科给出初步修改意见由拟稿单位（部门）修改后，呈报学校办公室主任提出拟办意见。

5.根据学校办公室主任意见，学校办公室文秘科呈报分管校领导签批、主要校领导签发。

6.学校办公室文秘科编号。

7.拟稿单位（部门）拷贝文稿电子版到文印室，文印室排版打印后，由拟稿单位（部门）核稿签字，学校办公室文秘科文字秘书、文秘科科长、分管副主任校对签字后印刷。

材料清单：

1.河北工程大学党委常委会会议拟研究文件征求意见审阅单

2.河北工程大学校长办公会议拟研究文件征求意见审阅单

3.河北工程大学党委文件审批单

4.河北工程大学行政文件审批单

工作依据：

《河北工程大学党政机关公文处理工作暂行办法》（学校办〔2016〕18号）

党委部室、行政处室文件印制服务流程

办理流程：

1.单位（部门）拟稿。

2.单位（部门）填写《河北工程大学党委部室文件审批单》/《河北工程大学行政处室文件审批单》中的标题、拟稿部门、主要负责人签字、拟稿人姓名、联系方式、会签部门主要负责人签字、发文份数、紧急程度、是否公开等栏后，报送至学校办公室文秘科。

3.学校办公室文秘科给出初步修改意见由拟稿单位（部门）修改后，呈报学校办公室主任提出拟办意见。

4.根据学校办公室主任意见，拟稿单位（部门）呈报分管校领导签发。

5.单位（部门）编号。

6.拟稿单位（部门）拷贝文稿电子版到文印室，文印室排版打印后，由拟稿单位（部门）核稿签字印刷。

7.单位（部门）按发文范围发布、存档。

材料清单：

1.河北工程大学党委部室文件审批单

2.河北工程大学行政处室文件审批单

工作依据：

《河北工程大学党政机关公文处理工作暂行办法》（学校办〔2016〕18号）

校党委常委会会议、校长办公会议议题提交流程

办理流程：

1.单位（部门）拟定上会议题。

2.单位（部门）下载《河北工程大学党委常委会会议议题审批单》/《河北工程大学校长办公会议议题审批单》。

3.单位（部门）按照审批单依次填写（办理）议题名称、提交单位、是否由校长办公会议审议通过/是否拟提交校党委常委会审定、提交人姓名、联系方式、提交单位、主要负责人意见、会签单位意见、法律顾问意见、分管校领导签署意见，涉及财务工作的需报经分管财务校领导签署意见。

4.单位（部门）于会议召开前至少2个工作日将填写完整的审批单及会议材料纸质版提交学校办公室。学校办公室根据《中共河北工程大学委员会常务委员会会议议事规则（修订）》《河北工程大学校长办公会议议事规则（修订）》，对是否提交校党委常委会会议、校长办公会议研究提出初步意见。

5.学校办公室将拟上会议题呈报校党委书记或校长确定，并将会议材料以适当方式于会前呈送会议出席人员。

6.确定上会的议题，学校办公室通知单位（部门）负责人按议题列席会议。

7.单位（部门）在会议召开前将议题汇报材料电子版拷贝至会议室。

材料清单：

1.河北工程大学党委常委会会议议题审批单

2.河北工程大学校长办公会议议题审批单

工作依据：

1.《中共河北工程大学委员会常务委员会会议议事规则（修订）》（校党字〔2020〕2号）

2.《河北工程大学校长办公会议议事规则（修订）》（校党字〔2020〕2号）

3.《河北工程大学会议管理暂行办法》（学校办〔2020〕2号）

处级以上干部外出请假办理流程

办理流程：

1.拟外出申请人提前3天在学校OA办公系统提出申请,在“新建流程”栏点击“外出请假单”,并按提示填写相关内容后提交。

2.根据管理权限，提请上级负责人逐级审批。

3.学校办公室文秘科工作人员归档。

材料清单：

1.校级领导班子成员外出请假单

2.中层正职领导干部外出请假单

3.中层副职领导干部外出请假单

工作依据：

《关于规范处级以上领导干部外出请假事项的通知》（校党字〔2017〕2号）

涉密人员上岗离岗密级变更流程

办理流程：                                                         

1.涉密人员填写《河北工程大学涉密人员涉密岗位及密级变更审批表》，并由所在单位（部门）填写意见后报校保密办。

2.校保密办审查意见。

3.学校保密委员会审批意见。

4.涉密人员签署保密责任书及离岗责任书。

材料清单：

河北工程大学涉密人员涉密岗位及密级变更审批表

机要文件处理流程

办理流程：

1.根据工作权限，由学校办公室机要科机要人员、总值班室值班人员或相应职能部门，通过机要、邮寄、传真、直接

领取等方式收文。

2.学校办公室机要科机要人员对收到的机要文件清点、签收、登记，登记时写明发文机关、收文日期、文件名称、文

件编号、收文方式等。

3.学校办公室机要科机要人员对机要文件制作文件传阅单，送学校办公室主任签署拟办意见。

4.学校办公室机要科机要人员根据学校办公室主任意见呈送相关校领导签批。

5.学校办公室机要科机要人员根据校领导意见通知相关单位（部门）到机要科（综合服务中心321室）阅文。

6.办理完成后3个工作日内，相关单位（部门）把办理结果以书面形式报学校办公室机要科。

7.阅知性公文根据干部级别的阅文权限，处级干部每周五下午（2:00—4:00）到综合服务中心356室集中阅文。

8.学校办公室定期统计处级干部阅文情况，并在学校办公室网页公布。

工作依据：

1.《河北工程大学党政机关公文处理工作暂行办法》（学校办〔2016〕18号）

2.《河北工程大学机要文件阅读管理办法》（学校办〔2021〕4号）

印章使用工作流程

办理流程：                                                          

1.工作程序

（1）以学校名义发报的各种公文，由主办单位、部门拟稿（必要时有关单位、部门会签），学校办公室审核，学校主要领导签发，学校办公室机要秘书登记编发文号，学校办公室文印室打印后，机要秘书用印。

（2）学校有关单位、部门以学校名义发布的通告、通报等张贴物，需持校领导签字的用印单到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

（3）研究生、本专科生、成教生毕业证书、学位证书，各类培训班、辅导班结业证书及各类学习证明，经分管校领导签字同意，并经财务处核准后，持校领导签字的用印单到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

（4）工作证、学生证等个人证件由用印人持业务主管部门主要负责人签字的用印单到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

（5）出国用毕业证明、学位证复印件等由用印人持业务主管部门主要负责人签字的用印单到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

（6）以学校名义签订的合同，需持校领导签名的合同文本及校长签字的用印单到学校办公室机要室用印；合同中涉及资金内容的，应由财务处核准盖章，分管财务工作校领导签署意见后，持校长签字的用印单用印。用印单由机要秘书留存。

（7）部门定期或不定期报表、协议、各种申报材料等由有关职能部门审核，分管校领导签字同意后，由职能部门派人持用印单到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

（8）因公因私出国（境）申请、登记、审查等，经业务主管部门主要负责人审核，分管校领导签字同意，由有关职能部门人员持校领导签字的用印单到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

（9）机动车辆年审、减免车辆附加税等，须持机动车辆车牌证、所在单位证明及单位、部门主要负责人签字的用印单，到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

（10）开具介绍信或证明信，须持所在单位、部门签署意见并加盖单位、部门公章的证明，以及所在单位、部门主要负责人签字的用印单，到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

（11）有关单位、部门或个人在其他方面使用学校印章，需持本单位、部门和业务主管部门主要负责人签字的单用印，到学校办公室机要室用印。用印单由机要秘书留存。

（12）其他特殊情况，须持所在单位、部门主要负责人签字的用印单，经分管校领导审核签字，学校主要领导同意后，方可用印。

2.办理流程。依据程序办理。

材料清单：

河北工程大学用印申请单

工作依据：

《河北工程大学印章使用管理规定(试行)》（校政字〔2015〕63号）

介绍信开具流程

办理流程：                                      

1.申请人根据需要提出申请。

2.所在单位（部门）主要负责人签署意见并加盖单位（部门）公章。

3.申请人到综合服务中心321室开具介绍信章。

事业单位法人证书（复印件）使用情况申请流程

办理流程：                                     

1.有关单位（部门）提出申请。

2.所在所在单位（部门）主要负责人签署意见并加盖单位（部门）公章。

3.综合服务中心321室领取证书（复印件）。

印章刻制申请流程

办理流程：                                     

1.需要刻制公章的单位（部门）提出书面申请，单位（部门）主要负责人签署意见后连同机构成立批件报送学校办公室。

2.学校办公室以校内请示件方式，由学校办公室主任签署意见后，报学校业务分管校领导审批。

3.根据业务分管校领导审批意见，学校办公室办理印章刻制工作。

4.印章刻制完毕后，初刻的由学校机要室留印备案，交有关单位（部门）启用；重刻的，旧印章交回学校办公室机要科，并领取新印章。

工作依据：

《河北工程大学印章使用管理规定(试行)》（校政字〔2015〕63号）

校友来访管理服务流程

办理流程：

1.校友工作办公室负责校来访友接待工作登记。

2.校友工作办公室负责来访校友接待工作分解落实；活动安排由返校校友、相关学院与校友工作办公室协商确定，相关部门做好协调服务工作。

3.校友工作办公室协助做好以下工作：

（1）做好会务安排；

（2）落实校内活动场地；

（3）邀请学校有关领导参会；

（4）陪同参观校园，介绍母校发展情况；

（5）及时做好校友返校的宣传报道工作。

河北工程大学教育发展基金会捐赠管理服务流程

办理流程：

1.货币捐赠管理服务流程

（1）捐赠方提出捐赠意愿；

（2）起草并签署《河北工程大学教育发展基金会捐赠协议书》，资金到账后，开具捐赠票据；

（3）颁发捐赠证书，并在网站公示 。

2.非货币捐赠管理服务流程

（1）捐赠方提出捐赠意愿；

（2）起草并签订《河北工程大学教育发展基金会捐赠协议书》；

（3）经捐赠方、基金会两方及以上清点核实无误后接收捐赠；

（4）及时在网站上公示，开具相关捐赠票据，颁发捐赠证书。

材料清单：

河北工程大学教育发展基金会捐赠协议书

工作依据：

《河北工程大学教育发展基金会章程》

河北工程大学教育发展基金会基金使用管理服务流程

办理流程：

1.基金使用单位（部门）向基金会秘书处提交《河北工程大学教育发展基金会捐赠款项使用立项申请表》；

2.基金会秘书处审核、负责人签批（使用金额在5万元以上，经基金会秘书长审签后，由理事长签批），

基金会盖章；

3.基金使用单位（部门）填写《河北工程大学教育发展基金会捐赠款项使用审批表》和附件1或附件2，提交到

基金会秘书处审核；

4.经基金会秘书处审核通过后，基金使用单位（部门）将表格和附件以及报销票据交基金会财务，由基金会财务

支付相应款项。

材料清单：

1.河北工程大学教育发展基金会捐赠款项使用立项申请表

2.河北工程大学教育发展基金会捐赠款项使用审批表

3.河北工程大学教育发展基金会捐赠款项使用--票据清单

4.河北工程大学教育发展基金会捐赠款项使用--校外专项奖（助）学金发放清单

5.基金会票据粘贴单

工作依据：

1.《河北工程大学教育发展基金会章程》

2.《河北工程大学教育发展基金会财务管理制度》

退休独生子女父母奖励申领工作流程

办理流程：

1.职工本人提交材料：《独生子女父母光荣证》、退休证（原件及复印件）、工号、工资卡号；非双职工的还需提交外单位一方的计划生育证明信。

2.学校办公室即时登记，按每半年/次发放至相关职工工资卡。

工作依据：

《河北工程大学计划生育管理规定（试行）》（校党字〔2016〕43号）

在校大学生办理《婚育证明》工作流程

办理流程：

1.学生本人所在学院出具婚育状况证明，学院主管学生工作的处级干部签名并加盖学院党组织公章。

2.学生本人持婚育状况证明及结婚证、户籍证明，到校计生办开具《婚育证明》。

3.学校办公室即时办理。

档案借阅工作流程

 档案服务流程：

1.本校教职工、在校生及社会公众凭本人和代办人身份证等有效证件，需确认委托办理等信息，校外单位要出示公函。

2.重要档案（土地证件、会议记录、涉密文件、图纸等）的借阅，需经主管校领导和校办主任签字批准；科研档案、会计档案利用需经部门领导批准，由专人查阅。

3.综合档案室提供复印件或摘录，加盖档案室公章。

4.借阅人填写档案服务登记表，档案工作人员签字注销。

材料清单：

重要档案借（查）阅审批单

档案移交归档工作流程

工作流程：

1.综合档案室下发档案移交通知，提出归档要求和归档时限。

2.各单位（部门）按要求移交档案。

3.综合档案室按时接收各单位（部门）档案，列好移交目录清单。

材料清单：

档案移交（接收）登记表

《河北工程大学年鉴》编纂工作流程

工作流程：

1.学校办公室拟定年度编纂方案，报请主管校领导批准执行。

2.综合档案室向校内各部门下发年鉴编纂通知，提出材料收集要求和上报时限。

3.各单位（部门）按规定时间提交年鉴材料。

4.综合档案室开展编纂工作。

5.《河北工程大学年鉴》编纂编辑部主任审阅定稿。

6.综合档案室交付印刷。